Al momento de realizar trámites administrativos o judiciales es común que entre los requisitos soliciten fotocopias compulsadas de algún documento. O quizás te ha pasado que tienes que entregar un documento importante, pero quieres resguardar en tu poder el original y no sabes qué hacer. A continuación encontrarás lo que necesitas saber sobre qué es una fotocopia compulsada y dónde se hace, así como los requisitos y el procedimiento para solicitarla.
Qué es una fotocopia compulsada
Una fotocopia compulsada es una copia de un documento que ha sido verificada y comparada con la original por un organismo competente, y de la cual se deja constancia que es exactamente igual al auténtico. Para dar garantía de ello, se compulsa la fotocopia colocándole un sello u otra marca que confirme su validez.
Importancia y usos comunes
Las fotocopias compulsadas son útiles para proteger documentos originales e importantes de pérdidas y daños, así como ocurre cuando optas por plastificar tus documentos. También sirven para evitar fraudes y facilita poder presentar un mismo documento para diferentes trámites.
Por lo general, son utilizados para realizar trámites legales tales como una demanda judicial, una solicitud de un préstamo bancario o para gestiones relacionadas con la Administración Pública, como oposiciones, registros, solicitudes de becas, entre otros.
Proceso de compulsación de documentos
¿Cómo se realiza una fotocopia compulsada?
Se entrega a la autoridad competente el documento original y la copia, y esta procederá a comparar y verificar su autenticidad. Una vez realizado este proceso de cotejo, se procede a colocar un sello oficial y la persona autorizada coloca su firma de modo que quede constancia de la verificación.
Requisitos necesarios para la compulsación
Para obtener una copia compulsada se requiere:
- Documento original que se va a compulsar.
- Copia legible del documento original. Es posible que el mismo organismo donde se haga la solicitud se encargue de realizar la copia para garantizar que no sea manipulada.
- Presentar identificación personal, como el DNI o pasaporte, para confirmar que el documento es de tu propiedad.
- Dependiendo del caso y del ente, se solicitará llenar un formulario o el pago de tasas.
Dónde realizar una fotocopia compulsada
Entidades autorizadas para compulsar documentos
Las notarías son uno de los lugares donde se puede conseguir compulsar un documento. A través de un notario, es posible verificar un documento y acreditar la originalidad y veracidad de una fotocopia. Para realizar este trámite se debe hacer un pago que puede llegar hasta los 100 euros.
En los Registros Civiles, también se pueden hacer fotocopias compulsadas de ciertos documentos, como actas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otros. En algunos Ayuntamientos, es posible compulsar documentos de identificación (DNI), pasaportes y una variedad de documentos que vayan a ser entregados en sus mismas oficinas.
Una fotocopia compulsada del DNI también se puede obtener en la comisaría de la Policía Nacional.
Costos y tiempos de procesamiento
Las tarifas de hacer una fotocopia compulsada pueden variar dependiendo de la entidad a la que se solicite y del tipo de documento. Algunas pueden ser gratuitas, aunque por lo general conllevan el pago de una tarifa.
En cuanto a los tiempos de procesamiento, una fotocopia compulsada suele ser entregada de manera rápida, es decir, el mismo día o pasadas pocas horas de la solicitud. Cabe destacar, que en algunas notarías puede necesitar pedir una cita.
Diferencias entre fotocopia compulsada y copia auténtica
Características de la copia auténtica
La principal característica de una copia auténtica tiene la misma validez legal que tendría el documento original, y se puede usar de forma indistinta a este. Además, la copia auténtica se debe solicitar en el mismo organismo o entidad en donde fue emitido el documento original, lo cual garantiza su veracidad.
A diferencia de la fotocopia compulsada, que se trata de una copia del documento que es sellada y firmada para dar garantía de que es una copia fiel de la original y que no en todos los casos puede presentarse como un sustituto del documento original.
Cuándo optar por una u otra
La fotocopia compulsada se presenta como una alternativa en aquellos trámites en los que no es necesario presentar el documento original. Lo cual también la hace ideal, si estás realizando varios trámites a la vez y solo tienes un documento original.
Por su parte, la copia auténtica se utiliza cuando entre los requisitos del trámite está la presentación del documento original o se debe demostrar la veracidad del documento original.
Consejos prácticos para la compulsación de documentos
Mejores prácticas al solicitar una fotocopia compulsada
- Asegurarse que el documento original esté en buen estado y completamente legible.
- Sacar fotocopias legibles y de alta calidad para evitar inconvenientes durante el trámite de compulsación. Aquí puedes conocer cuánto cuesta una fotocopia.
- Averiguar previamente en cuáles entidades u organismos puedes compulsar el documento que necesitas y cuáles son los requisitos que solicitan para el trámite.
- En caso de necesitar varias fotocopias compulsadas de un mismo documento, solicítalas al mismo tiempo, de modo que puedas ahorrar tiempo y dinero.
- Confirma antes si lo que necesitas es una fotocopia compulsada o una copia auténtica.
Errores comunes y cómo evitarlos
- No presentar ante el funcionario autorizado la documentación solicitada para el trámite. Es importante averiguar antes los requisitos y llevarlos completos para que la solicitud no sea rechazada.
- Falta de firma o sello en la fotocopia compulsada. Por una omisión del funcionario puede que no selle o estampe su firma en el documento, lo cual lo invalidará. Es necesario verificar la fotocopia antes de retirarse de la entidad donde la están emitiendo.
- El funcionario puede cometer el error de no cotejar bien los documentos originales y las copias, por lo cual habrá discrepancias entre uno y otro, lo cual puede afectar el trámite que desea realizar al presentar la fotocopia compulsada.
En conclusión, las fotocopias compulsadas son un tipo de documento de uso común en España, de allí la importancia de conocer de qué se trata, como obtenerlas y que uso se les da. Así como saber diferenciarlas de una copia auténtica, para poder darle a ambos oficios el uso adecuado.
Nosotros, como copistería online barata, no emitimos fotocopias compulsadas, pero podemos ofrecerte fotocopias de calidad y legibles que puedes presentar en los organismos competentes al momento de realizar este tipo de trámite.
