La tecnología ha hecho más sencillo el proceso de archivar y acceder a información importante. Tanto empresas como particulares pueden disfrutar de las ventajas de la digitalización de documentos. Conoce más acerca de este proceso con MH Copy.
¿Qué es la digitalización de documentos?
Cuando hablamos de digitalización nos referimos al proceso de convertir documentos que están en formato físico a digital. Lo cual facilita el almacenamiento, acceso y edición de los mismos.
Muchas empresas y organizaciónes han optado por digitalizar sus documentos, ya que esto les otorga una serie de ventajas competitivas. Pero este proceso puede beneficiar a cualquiera. Por ejemplo, si tienes en casa fotografías impresas de tu familia, puedes digitalizarlas para evitar el riesgo de perder tus recuerdos más valiosos.
La digitalización de documentos es un proceso que puede llevar a cabo la persona interesada o encargarlo a una empresa especializada como nuestra copistería online barata.
El proceso comienza con la selección del material que se va a digitalizar y luego se define con qué objetivo se realizará este proceso.
¿Es un documento con validez legal? ¿Tiene que ser editable? ¿Qué tipos de documentos o archivos multimedia se van a procesar? Estas son algunas de las preguntas que debes hacerte cuando inicias el proceso de digitalización. Esto te ayudará a definir cómo se va a hacer.
Después comienza el proceso de transformación de los documentos. Si hablamos de papeles impresos se realiza mendiante el escaneo. Y luego se almacena la información en el formato que se ha elegido.
El tiempo que tarde la digitalización dependerá de la extensión de los documentos.
¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?
Es posible que te confundas con los términos escanear y digitalizar. A continuación, explicamos cuál es la diferencia entre ambos.
Como explicamos, digitalizar es llevar un documento del formato físico al digital. Mientras que escanear es pasar un texto o una imagen a través del escáner; de esta manera se consigue la imagen digital.
Se entiende entonces que para digitalizar un documento es necesario escanearlo. Este proceso es el acto mecánico por el que se consigue la imagen digital.
¿Qué se puede digitalizar?
Aunque hemos hecho énfasis en textos y documentos impresos, los tipos de información que se pueden digitalizar son muchos más.
Por ejemplo, puedes imprimir fotografías, pero también llevarlas del papel a un formato digital. Lo cual es muy útil cuando tienes fotos antiguas que quieres conservar. Además, al digitalizarlas se pueden editar y renovar.
La música y los vídeos que están, por ejemplo, en vinilo o VHS, también se pueden llevar a un formato digital.
Se pueden transformar también a este formato mapas, planos, expedientes médicos, facturas y cualquier documento que esté en físico.
Hay organizaciones que optan por la digitalización debido a la cantidad de información y documentos que poseen. Pueden tener valor histórico, documental o legal, y esta es una manera de almacenarlos, protegerlos y acceder a ellos de forma fácil.
Ventajas de la digitalización de documentos
A continuación, te presentamos las ventajas de digitalizar los documentos:
Mejora la organización de los documentos
Esto es valioso, sobre todo cuando se tienen una gran cantidad de documentos. Al estar digitalizados se puede organizar la información de acuerdo a los parámetros que se elijan.
Los documentos se guardan en la nube, una intranet o dispositivos de almacenamiento. Y cuando se necesite buscar alguno de ellos, será más sencillo ubicarlo; es decir, tomará menos tiempo que buscar en un archivo físico.
Preservación de los documentos
Los documentos digitales se mantienen intactos con el tiempo, a menos que alguien los modifique. Lo que significa que puedes almacenarlos por mucho tiempo sin que se alteren y acceder a ellos en cualquier momento.
Si los guardas en físico tienes que vigilar ciertos aspectos como la humedad, el polvo, etc., que pueden deteriorarlos.
Mayor seguridad
Una de las ventajas de la digitalización de documentos es que puedes evitar la pérdida o robo de información. Para ello debes aplicar medidas de seguridad digitales.
Hay diferentes maneras de proteger la información. Por ejemplo, mediante el uso de contraseñas, utilizar servicios privados para almacenar los documentos. Puedes restringir el acceso a documentos completos o parte de ellos.
De esta manera, tus documentos estarán siempre disponibles y reduces el riesgo de que se filtre información sensible.
Acceso desde cualquier lugar
Gracias a la transformación digital puedes acceder a los documentos digitales desde cualquier sitio en el que te encuentres. Y lo puedes hacer desde un ordenador o desde tu propio teléfono.
Los documentos están disponibles en cualquier momento en el que lo necesites, sin restricción de horario o lugar. Significa que si estás en la oficina no tienes que preocuparte por haber dejado un informe del trabajo en casa, porque puedes verlo dónde estés.
Facilidad para compartir y obtener copias
Es sencillo compartir la información digitalizada entre un grupo de personas. Si hablamos de una empresa, por ejemplo, existe la posibilidad de que varios trabajadores accedan al mismo tiempo al documento sin problemas.
Asimismo, se puede enviar a cada uno por correo electrónico y la recepción es inmediata. En este caso no es necesario esperar que un mensajero lleve el documento de un lugar a otro o el tiempo que tarda el correo tradicional.
Por otra parte, es posible obtener todas las copias que se necesiten del documento, sin poner en riesgo el original.
Reducción del uso del papel
Si bien, es posible obtener copias exactas al original y nítidas, la tendencia es reducir el uso del papel. Y la digitalización permite que así sea. No es necesario imprimir un documento para poder verlo, se puede revisar en la pantalla. Esto es una forma de generar conciencia por el medioambiente.
Ahorro de recursos
Con los documentos en digital no necesitas espacios grandes para almacenar papeles. Lo que resuelve el problema de muchas personas o empresas que no tienen lugar disponible para guardarlos.
En la nube, además, no están expuestos a los riesgos que sí existen en almacenes físicos, como incendios o inundaciones.
Ahorrarás también tiempo para ubicar un documento específico. Gracias a ello, el trabajo será más eficiente.
Por último, también ahorrarás dinero porque no necesitarás comprar muebles de almacenamiento o pagar a alguien para que se encargue de almacenar y manejar los archivos.
Si quieres disfrutar de las ventajas de la digitalización de documentos, contáctanos. En MH Copy transformamos tus documentos físicos a digitales para mayor comodidad. Contáctanos.
