Para las pequeñas empresas o quienes comienzan un emprendimiento, los gastos por imprimir documentos puede representar un dolor de cabeza, sobre todo si no se cuenta con un presupuesto amplio para este fin. Si buscas opciones para que tu negocio pueda ahorrar, esta información sobre la optimización de costos en impresión, estos consejos para pequeñas empresas y emprendedores, te resultarán muy útiles en este camino.
La importancia de la eficiencia en la impresión para pequeñas empresas
Una impresión eficiente es la que permite ahorrar dinero, al mismo tiempo que mejora la productividad y la satisfacción de los clientes.
En pequeñas empresas las impresiones son necesarias tanto para tener en físico documentos internos, como documentos comerciales y material para marketing. De allí la importancia de contar con impresiones eficientes, que cumplan con el objetivo del documento, al mismo tiempo que ahorra tiempo y dinero.
Desafíos comunes en la gestión de impresión
Hay cuatro desafíos importantes que las empresas deben superar cuando de gestión de impresión se trata:
- Cambios en los flujos de impresión, ya sea que se planifique un número de impresiones alto y se imprima mucho menos, o que se considere un volumen bajo y al final se imprima mucho más.
- La seguridad en los equipos de impresión debe ser una prioridad, ya que la empresa puede ser víctima de ciberataques.
- El control de uso y manejo de las impresoras
- Los costos, puesto que todas las empresas buscan que las impresiones sean lo mejor posible, pero al menor costo.
Estrategias de reducción de costos en impresión
Selección de equipos y materiales económicos
Saber elegir los equipos y el material adecuado para las impresiones tiene un impacto directo en los costos y la eficiencia. Seleccionar insumos y equipos económicos permite a las empresas ahorrar dinero, pero deben considerarse algunos aspectos, porque no se debe afectar la eficiencia ni la calidad de las impresiones.
Por ello, al escoger las impresoras hay que preguntarse cuáles son las necesidades de impresión de la compañía, así como el tamaño de la empresa y cuál es el presupuesto que se tiene disponible para este fin.
Y en los casos del material, es necesario saber qué tipo de documentos se imprimirán, si la mayoría de las impresiones serán en blanco y negro o a color y cuál es la calidad de impresión que más usarán. Para así tomar decisiones que ayuden a reducir los costos.
Uso de tecnología de impresión avanzada para reducir gastos
Los equipos de impresión con tecnología más avanzada, puede significar una inversión inicial mayor, pero que a largo plazo pueden representar un ahorro. Ya que sirve para reducir el consumo de papel, puesto que ofrecen la opción de imprimir a doble cara. También se puede ajustar las impresiones para ahorrar papel y reducir el consumo de tintas y tóner.
Adicional a esto, las nuevas tecnologías hacen que las impresoras sean más rápidas y eficientes, ahorrando así tiempo y dinero.
Las impresoras nuevas y modernas también son equipos más fáciles de utilizar, por lo que los empleados pueden ser más productivos. Por otra parte, suelen requerir menos mantenimiento, las empresas pueden ahorrar dinero en este renglón.
Ventajas de las copisterías online para emprendedores
Para los emprendedores, utilizar los servicios de una copistería online puede significar los siguientes beneficios:
- Mayor comodidad, puesto que pueden hacer los pedidos desde cualquier lugar donde se encuentren y en cualquier momento. Esto es muy conveniente para un emprendimiento o empresa pequeña, además de que permite ahorrar tiempo, ya que no es necesario desplazarse hasta una tienda física.
- Amplia variedad y opciones. Son muchos los usos de los servicios de copistería, no solo conseguirás servicios de impresión; también puedes escanear, fotocopiar, encuadernar y comprar artículos de papelería, entre otras cosas.
- Servicios de entrega. Las copisterías online cuentan con servicios de entrega, y ofrecen la facilidad a los emprendedores de recibir en su lugar de trabajo lo que necesiten.
- Al usar una copistería online no tendrán que comprar impresoras ni productos de impresión como papel y tintas. Por tanto, no tendrán que hacer una inversión inicial en estos equipos.
Comparativa de costos: Copisterías online vs. Imprimir en tu negocio
Para los emprendedores que no cuentan con equipos de impresión, los servicios de las copisteria online low cost son una excelente opción. Otros, a pesar de contar con una impresora, eligen los servicios de una copistería por los costos.
Aunque hay que tener en cuenta diversos factores como la calidad de la impresión, el tipo de papel y los gastos del negocio; en general, los precios de los servicios de una copistería son menores y más competitivos.
Una de las razones por las que ofrecen mejores precios es que trabajar de forma online tienen menores costos de funcionamiento. Además, los insumos comprados a mayor volumen suelen ser más económicos, y en el caso del emprendedor deberá comprar el papel y las tintas a precios de menudeo.
Si tu negocio no requiere imprimir en grandes volúmenes y no cuentas con equipos de impresión de alta tecnología, recurrir a una copistería online, ofrece mejores precios y mayor calidad en las impresiones.
Consejos prácticos para la impresión eficiente
¿Cómo elegir el mejor servicio de copistería online?
Antes de contratar los servicios de una copistería online, para la optimización de costos en impresión, recuerda:
- Comparar precios de varias copisterías online, que ofrezcan servicios con características y de calidad similares.
- Investigar acerca de la calidad del servicio, cuáles son las opiniones de clientes anteriores; así como las reseñas y opiniones que puedas encontrar en línea.
- Averigua si tienen promociones u ofertas por volúmenes de impresión, o si realizan entregas a domicilio las 24 horas, o algún otro aspecto que para ti como empresa pequeña o emprendedor sea importante.
Mejores prácticas en diseño y preparación de documentos para impresión
Aprovechar bien el espacio disponible en una hoja, sin afectar la lectura del mismo, es un aspecto importante al momento de estructurar un documento antes de imprimirlo. Para ello, hay que elegir un tamaño de fuente, márgenes y espaciado adecuado.
Incluir gráficos solo en la medida que sea necesario, sin exagerar, de modo que resulte atractivo, y no luzca sobrecargado. Así no sería necesario utilizar colores en la impresión.
Y por último, una práctica indispensable al momento de preparar un documento para imprimir es guardarlo en un formato correcto, que sea compatible con la impresora que se utilizará.
Conclusión
Hemos ofrecido información valiosa para las pequeñas empresas y emprendedores que buscan soluciones para sus necesidades de optimización de costos en impresión. Resulta esencial contar con materiales y equipos eficientes, que sirvan para obtener mejores impresiones, aumentar la eficiencia y reducir los costos asociados a las impresiones.
Muchos quizás no han considerado los beneficios de contratar los servicios de una copistería online; pero lo que no podemos olvidar es que estos proveedores ofrecen un servicio de calidad a precios competitivos que puede resultar muy conveniente para negocios pequeños establecidos o que inician sus operaciones.
