En la era digital, decidir entre la impresión vs. copia digital puede ser objeto de debate. Si te has preguntado ¿cuál es la mejor opción para ti? Debes saber la importancia de tomar una decisión bien informada, analizando ambas opciones, sabiendo cuáles son las ventajas y desventajas de cada una, y entendiendo cuál se adapta mejor a las necesidades de cada individuo o empresa.
Impresión: Ventajas y usos
La impresión de documentos sigue siendo una herramienta muy utilizada en una variedad de situaciones, por los beneficios que ofrece a quienes buscan conservar documentos profesionales o guardar información relevante.
Calidad y tangibilidad
Los documentos impresos tienen la posibilidad de ser encuadernados, empastados o laminados, acciones que logran mejorar la durabilidad. Además, preservan la originalidad y la integridad de la impresión en ciertos contextos (trabajos académicos, presentaciones profesionales, documentos legales, información bancaria etc.).
Resulta satisfactorio tener una copia física en las manos. Poder tocar y sentir el papel permite interactuar con él de forma más física.
Personalización y creatividad
Imprimir tus proyectos permite personalizados y darle mayor valor estético, agregando colores y fuentes y tamaños de letras que los hagan atractivos y únicos.
Opciones de diseño y acabados que destacan en impresiones físicas, gracias al uso de diseños, imágenes, gráficos u otros elementos visuales que logren un impacto positivo en quienes reciben el documento.
Facilidad de lectura y acceso
Los documentos físicos dan el beneficio de poder ser leídos en cualquier lugar y momento, aunque no haya conexión a Internet, el dispositivo electrónico se quede sin batería. También son de fácil lectura para personas de cualquier edad o sin habilidades para la tecnología.
Acceso rápido y directo a la información incluso para quienes no cuentan con un ordenador o dispositivos electrónicos.
Copia digital: Ventajas y usos
Las copias digitales también tienen beneficios que el uso de papel no ofrece, ya que son portátiles, ocupan mucho menos espacio, es fácil tener acceso a la información y además, contribuye con el medio ambiente.
Portabilidad y almacenamiento
Las copias digitales ofrecen la comodidad de llevar a cualquier sitio y en todo momento. Los documentos digitales en diferentes dispositivos electrónicos como: ordenadores, tabletas, teléfonos inteligentes, donde se hayan almacenado.
Esta información puede ser almacenada masivamente y crear respaldos digitales en la nube, sin necesidad de espacio físico. Aunque como punto negativo podemos mencionar que siempre necesitarás una conexión a internet para poder verlos, o al menos para descargarlos.
Colaboración y distribución
Los archivos digitales son fáciles de compartir, y esto contribuye a la colaboración en diversos proyectos en tiempo real. Esta herramienta de colaboración en línea facilita el trabajo en equipo, ya que varias personas pueden trabajar en un mismo documento al mismo tiempo.
La información en formato digital es más fácil de distribuir, y lograr que llegue a un mayor número de personas, a través de correos electrónicos, mensajería instantánea o redes sociales.
Sostenibilidad y ahorro
Reducción del consumo de papel y con ello disminuye la deforestación de árboles y la contaminación. También se requiere menos energía, ya que no hay que utilizar impresoras. Todo esto tiene un menor impacto medioambiental.
Ahorro de costos a largo plazo al evitar gastos de impresión (tintas, papel, electricidad) y también mantenimiento de impresoras. Además, compartir documentos de forma digital, reduce costos por envíos.
Consideraciones para tomar una decisión
Como hemos podido ver, ambas opciones tienen sus ventajas, pero si quieres saber cuál es la manera más adecuada para ti, ten en cuenta estas consideraciones, que te servirán para tomar la mejor decisión.
Tipo de documentos y propósito
Debes identificar el propósito y la naturaleza de los documentos. Existen documentos que para ser válidos deben presentarse en original. Y otros que no lo exigen, entonces funcionan las copias digitales.
Evaluar si la tangibilidad y calidad de impresión son fundamentales en esos documentos. Pregúntate si necesitas tener el documento en físico o si con una copia digital será suficiente.
Costos y presupuesto
Comparar los gastos asociados con la impresión y el uso de copias digitales. Esto puede depender del lugar donde realizará las impresiones, en casa, en la oficina o si contratará los servicios de una copistería online, como mhcopy.
Determina qué opción se ajusta mejor al presupuesto disponible, ya que las impresiones pueden ser más costosas que las copias, sobre todo cuando se deben imprimir volúmenes grandes.
Sostenibilidad y responsabilidad medioambiental
Si te preocupa el efecto sobre el medio ambiente, que genera imprimir o guardar documentos en formato digital, debes reflexionar sobre el impacto ecológico y la huella de carbono de cada opción.
Recuerda intentar optar por prácticas responsables con el medio ambiente. Al imprimir, se consume papel, energía y se producen residuos y desechos, que contaminan y producen gases de efecto invernadero.
Escenarios prácticos de uso
Hay casos en los que será necesario utilizar la impresión, otros en los que la copia digital es la indicada, y otros en los que ambos conceptos pueden ser útiles.
Hay documentos legales y financieros, como formatos, planillas, contratos o formularios que necesitan estar impresos, sobre todo los que requieren firmas y sellos. Por su parte, informes y presentaciones pueden ser de una forma u otra, dependiendo de quién los solicita. Otros documentos que requieren estar impresos son los documentos de identidad.
Los documentos médicos, generalmente son impresos, aunque su versión digital es cada vez más común. Recetas, informes o resultados de exámenes.
En el caso de los libros de textos, ensayos, apuntes y artículos, en muchas ocasiones también son útiles en ambos formatos.
Actualmente, las fotografías en su mayoría están en formato digital, pero tener las fotos impresas las hace tangibles y pueden exhibirse en forma física.
Por otro lado, hay documentos que tenerlos en digital es mucho más útil, como estados de cuenta, notificaciones, presentaciones, correos electrónicos, entre otros.
Conclusión
Aunque las tecnologías avanzan cada vez más, aun los documentos impresos son muy utilizados, porque permiten tener contacto físico con los documentos, facilitan la lectura y esto genera en el lector una conexión más personal. Por otra parte, las copias digitales ofrecen ventajas como el fácil acceso, mayor capacidad de almacenamiento y reduce el impacto al medio ambiente.
La manera en que se decide conservar un documento va a depender principalmente de las necesidades y el presupuesto de cada quien o de cada empresa. Para muchos, combinar el formato impreso con las copias digitales es la manera más eficiente de manejar archivos.
