La calidad de un documento físico depende en gran parte de cómo enviamos el archivo a imprimir. Este es un aspecto técnico que a veces es complicado entender. Por eso, queremos hablar sobre los formatos de archivo ideales para enviar a una copistería online.
Importancia de elegir el formato correcto
Existen diferentes formatos de archivo, pero no todos ofrecen la misma calidad al momento de imprimir. Aunque en la pantalla se vea bien un documento, al pasar al papel puede variar mucho.
Por eso es preciso elegir el formato adecuado al enviar un archivo a una copistería online barata. Escoger el correcto permitirá conseguir una impresión de calidad, con una imagen precisa y fiel a cómo la vemos en la pantalla.
Esto aplica para todo tipo de proyectos: presentaciones profesionales, proyectos académicos o para guardar recuerdos tangibles.
Además, al utilizar el servicio de una copistería, hay que conocer con qué tipo de formatos trabajan estas. De manera que no haya ningún problema al preparar documentos para imprimir ni sean necesarios cambios de último minuto.
Problemas comunes con formatos inadecuados
Algunos de los problemas de impresión más frecuentes que se pueden presentar al elegir un formato inadecuado son:
- Problemas de compatibilidad con los programas utilizados en la copistería.
- Pérdida de calidad de imagen.
- Problemas con las fuentes.
- Imágenes borrosas, pixeladas y otros errores que afectan la calidad final de la impresión.
Formatos adecuados para la impresión
A continuación, mencionamos los formatos más adecuados para enviar un documento a imprimir.
PDF: el formato universal
Los archivos en PDF o Portable Document Format son los más versátiles al momento de imprimir. De hecho, se considera como el formato estándar cuando se trata de impresión.
Lo mejor de este formato es su capacidad para conservar la apariencia original del documento. Las copisterías trabajan con este formato, ya que asegura que lo que se ve en pantalla es lo que se obtiene en el papel.
Ventajas del PDF
Las ventajas principales de este formato son:
- Es un formato de solo lectura, lo que significa que el contenido no se puede modificar una vez creado.
- Puede contener imágenes, gráficos, texto y fuentes incrustadas, lo que garantiza que el resultado impreso sea fiel al diseño original.
- También permite la compresión de archivos sin pérdida de calidad.
Compatibilidad con capas y tipografías
Otra característica del PDF es que es compatible con las capas y transparencias en el diseño. Lo que resulta útil cuando se trabaja con programas como Adobe Illustrator o Photoshop.
Además, permite incrustar las fuentes para que el documento se imprima con las mismas tipografías que se utilizaron. De esta manera, no es necesario que la copistería tenga esas fuentes específicas instaladas.
TIFF, PSD, EPS, AI, INDD: opciones para imágenes
Si vas a imprimir imágenes individuales o diseños complejos, hay otros formatos a considerar, aparte del PDF.
TIFF es una excelente opción para imágenes de alta calidad, ya que es compatible con capas y ofrece compresión sin pérdida. Por su parte, PSD también mantiene todas las capas y ajustes del diseño.
Para gráficos vectoriales, como logotipos y diseños en Illustrator, los formatos AI y EPS son los más recomendables. Si estás creando diseños de páginas más complejas, como revistas o folletos, utiliza el formato INDD (Adobe InDesign).
JPG: conocido, pero con limitaciones
El formato JPG es uno de los más utilizados para las imágenes, gracias a su compatibilidad con la mayoría de los programas. Sin embargo, tiene algunas limitaciones al momento de imprimir.
Una de las características del JPG es que elimina información innecesaria de los archivos para hacerlos más ligeros. Pero eso también puede significar un problema en las impresiones debido a que pueden perder calidad.
Por tanto, al imprimir imágenes es recomendable optar por formatos sin pérdida, como PDF o TIFF.
Formatos a evitar
ODT, RTF, ASCII, Word: riesgos y limitaciones
Los formatos ODT, RTF, ASCII y Microsoft Word (.docx) se utilizan para la edición de textos y documentos, pero no se recomiendan para la impresión profesional. Esto se debe a que presentan problemas de compatibilidad con las fuentes, márgenes y alineación de elementos.
Preparación de documentos para la impresión
Sigue estos pasos antes de enviar a imprimir un documento a una copistería.
- Abrir y comprobar el documento. Revisa todo el contenido con atención para evitar posibles errores.
- Definición del papel y orientación. Asegúrate de que el diseño se ajuste al tamaño y orientación del papel seleccionado.
- Tamaño, márgenes y extensión. Ajusta el tamaño del diseño y los márgenes para que no se corte el contenido al imprimir.
- Tipo de papel y consideraciones de color. Elige el tipo de papel y específica si la impresión es a color o en blanco y negro.
- Trabajar con formato PDF. Convierte el documento a PDF antes de enviarlo a las copisterías online.
- Vista previa y revisión final. Verifica que las imágenes se vean nítidas, los colores sean precisos y el texto sea legible.
Convertir de Word a PDF
Si necesitas convertir un documento de Word a PDF, lo puedes hacer desde ese mismo programa. Para ello, sigue los siguientes pasos:
- Crea el documento de Word que deseas convertir a PDF. Si ya lo tienes guardado, ábrelo.
- Ve al menú superior y selecciona Archivo.
- A continuación, se abre una ventana emergente en la que debes seleccionar Exportar.
- Haz clic en el botón Crear documento PDF / XPS.
- Por último, selecciona la carpeta donde vas a guardar el documento, modifica el nombre del archivo y haz clic en Publicar.
En internet también encontrarás varias herramientas que permiten convertir documentos de Word a PDF. Por ejemplo, Adobe, I love PDF y Free ODF convert.
Convertir de Google Docs PDF
Los documentos creados en Documentos de Google también se pueden convertir a PDF de forma muy sencilla.
- Abre el documento que vas a cambiar de formato.
- Haz clic en Archivo en el menú principal.
- Ve a la opción de Descargar y selecciona Documento PDF.
Con estos tres simples pasos ya tienes el documento listo para imprimir.
Conclusión
Elegir el formato correcto tiene un gran impacto en el resultado final de la impresión. Por eso hay que prestar atención a esto antes de enviar cualquier documento o diseño a imprimir.
El formato PDF es capaz de conservar los detales del diseño y es compatible con la mayoría de los programas. Esta es la razón por la que está entre los formatos de archivo ideales para enviar a una copistería online.
